Vergaderen moeten we allemaal wel eens. En als Young professional heb je vaak nog geen eigen kantoor. Werk je vanuit huis en heb je toch een meeting met een klant? Of willen jij en je team eens ergens anders vergaderen dan bij het gebruikelijke plaatselijke café? Huur dan een vergaderlocatie! De juiste vergaderlocatie regelen is niet altijd even makkelijk. Tegenwoordig bieden steeds meer plekken zich aan als vergaderlocatie, denk hierbij aan hotels, boten, en zelfs bossen. Toch is lang niet elke plek even geschikt. We zetten een aantal tips op een rij om de keuze makkelijker te maken voor je.
Bepaal je verwachtingen
Je gaat natuurlijk niet voor niks vergaderen. Je vergadert altijd met een reden en om de juiste vergaderlocatie te vinden, moet je allereerst in kaart brengen waarom je vergadert, wat je verwachtingen zijn en hoe lang de vergadering duurt. Vergeet ook niet te inventariseren hoeveel mensen deelnemen aan de vergadering en waar ze vandaan komen. Met deze informatie kan je een locatie kiezen die voor iedereen voordelen heeft. Vraag ook aan de deelnemers, je opdrachtgever of klant wat hen verwachtingen zijn. Zo weet je waar je naar op zoek moet gaan, voordat je het internet begint af te speuren!
Wat mag het kosten?
Natuurlijk spelen kosten een grote rol in het bepalen van de vergaderlocatie. Je kan die ene locatie aan het strand nog zo leuk vinden, maar als hij ver boven je budget is gaat dat feest helaas niet door. Om teleurstelling te voorkomen moet je dus eerst berekenen hoeveel je maximaal kunt uitgeven. Maak een begroting en zorg dat je binnen deze kosten blijft.
De sfeer bepaalt alles
Als laatste tip willen we je op het hart drukken dat de sfeer het aller belangrijkste is! Zeker wanneer je een vergadering van meerdere uren hebt. Je moet hier toch je tijd doorbrengen en als je mensen zich er niet fijn voelen, zal dit zeker niet ten goede komen wat de resultaten van de vergadering betreft. Zorg er tevens voor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf, zodat het bijdraagt aan een positieve ervaring bij de deelnemers.
De perfecte vergaderlocatie
Als je al deze dingen hebt uitgezocht en hebt meegenomen in je overwegingen, staat niks meer in de weg om de perfecte vergaderlocatie te vinden! Gebruik deze tips en ga snel op zoek. Dan zal jouw vergadering de vruchten afwerpen waarvan je gehoopt had dat het zou doen. Daar scoor je meteen punten mee bij je baas en als je zelf de baas bent zal je punten scoren bij de klant! We wensen je veel succes.